মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে দক্ষ হবার জন্য সেরা কিছু টিপস

ওয়ার্ড প্রসেসিং এর দুনিয়ায় মাইক্রোসফট ওয়ার্ড বহুল পরিচিত একটি সফটওয়্যার। ব্যবহারের ক্ষেত্রে অনেকটা সহজ মনে হলেও যখন আপনি এটি নিয়ে বিষদভাবে কাজ করবেন তখন এর বিস্তৃতি সম্পর্কে জানতে পারবেন। এটি এমন একটি উৎপাদনশীল সফটওয়্যার যেটি আমাদের মধ্যে প্রায় সকল মানুষই স্কুল কিংবা কাজের জায়গাতে অ্যাসাইনমেন্ট তৈরি করা, রচনা লেখা, বিজনেস রিপোর্ট বানানো, রিসার্চ প্রজেক্ট লেখা, সিভি বানানো এবং অন্যান্য কাজে ব্যবহার করে থাকি।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড যে শুধুমাত্র লেখালেখির জন্য বেশি ব্যবহৃত হয় তা কিন্তু নয়। বেসিক গ্রাফিক্স ডিজাইনের ক্ষেত্রেও এটি খুব ভালোভাবে ব্যবহার করা যায়। আপনি চাইলে ওয়ার্ড ব্যবহার করে কভার পেজ, বিজনেস কার্ড এমনকি একটি সম্পূর্ণ ম্যাগাজিন এবং ডিজিটাল পাবলিশিং এর জন্য ই-বুক পর্যন্ত বানিয়ে নিতে পারেন। এছাড়া এর সহজ ব্যবহার এটিকে দৈনন্দিন কাজের জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটি সফটওয়্যার হিসেবে পরিণত করে তুলেছে।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ভালোভাবে শিখে নিলে আপনার কাজে আরও উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি পাবে। আমাদের আজকের আর্টিকেলে আমরা মাইক্রোসফট ওয়ার্ড সম্পর্কে কিছু টিপস এবং ট্রিকস নিয়ে আলোচনা করবো। পোস্টে আলোচ্য ফিচারগুলো মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ২০২১ এবং উইন্ডোজ ১০ সম্বলিত পিসি ব্যবহার করে নেওয়া হয়েছে। তবে চিন্তার কিছু নেই আপনি যদি MS Office কিংবা Word এর ২০১৩ অথবা এর পরের ভার্শন ব্যবহার করে থাকেন তাহলে প্রায় সব গুলো টিপসই আপনার জন্য প্রযোজ্য হবে।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের বিল্ট ইন ক্লিপবোর্ড হিস্টোরি টুল ব্যবহার

ডকুমেন্ট নিয়ে কাজ করার ক্ষেত্রে অনেক বেশি কপি এবং পেস্ট একশন নিয়ে কাজ করতে হয়। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড Ctrl + X / Ctrl + C / Ctrl + V শর্টকাট সাপোর্ট করে থাকে। তবে অফিস ক্লিপ বোর্ড একবারে ২৪ টির মতো আইটেম (টেক্সট এবং ছবি) সংগ্রহ করার সুযোগ দেয়। এই ফিচারটি সঠিকভাবে ব্যবহার করতে পারলে আপনাকে বিভিন্ন প্রোগ্রামের মধ্যে বারবার ঢুকে কপি করতে হবে না। এছাড়া অফিস ক্লিপবোর্ড ব্যবহার করার কারণে আপনি যে কোন এম এস অফিস এপ্লিকেশন যেমন এক্সেল, পাওয়ার পয়েন্ট অথবা আউটলুকের মধ্যে সহজেই মুভ করে আইটেম ম্যানেজ করতে পারবেন।

অফিস ক্লিপবোর্ড প্যানেলে এক্সেস করার জন্য হোম ট্যাবের নিচে থাকা ক্লিপ বোর্ড লেবেলের পাশের ছোট তীর চিহ্নে ক্লিক করতে হবে। আপনি কী বোর্ডের সাহায্যে Ctrl + C দুইবার প্রেস করেও দ্রুত এক্সেস করতে পারেন। এই শর্টকাটটি চালু করার জন্য ক্লিপ বোর্ড প্যানেলের নিচে বাম দিকে থাকা অপশন বাটন থেকে সেটিংস ঠিক করে নিতে পারেন। এই ক্লিপবোর্ড প্যানেলে আপনার বিগত ২৪ টি লেখা কিংবা ছবি যেমন যেকোনো ব্রাউজার লিংক, ইমেইল টেক্সট, ওয়ার্ক শিট থেকে আনা ডাটা কিংবা প্রেজেন্টেশন থাকা আনা ছবি সিরিয়াল অনুযায়ী লিপিবদ্ধ থাকবে।

আপনি চাইলে এখান থেকে একটি আইটেম ডাবল ক্লিক করার মাধ্যমে কিংবা সব গুলো একত্রে ডকুমেন্ট এ নেওয়ার ক্ষেত্রে পেস্ট অল বাটনে ক্লিক করতে পারেন। আপনি যখন আপনার প্রজেক্ট শেষ করে ফেলবেন তখন “ক্লিয়ার অল” বাটনে ক্লিক করে সব কিছু মুছে ফেলতে পারেন। এর ফলে আপনার গোপনীয়তা রক্ষা পাবে সাথে সাথে পরবর্তী এসাইনমেন্টের জন্য আপনি একটি ফ্রেশ স্টার্ট করতে পারবেন।

ওয়ার্ড ফাইল তৈরি করে পিডিএফ এ এক্সপোর্ট করা

এম এস ওয়ার্ড ফাইল পিডিএফ এ ইম্পোর্ট বা এক্সপোর্ট করা মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ একটি ফিচার। পিডিএফ ফাইল এবং ওয়ার্ড ফাইল কে পরস্পর পরস্পরে কনভার্ট করা খুব ই কষ্টসাধ্য এবং এর অনেক সীমাবদ্ধতা আছে, বিশেষ করে সেখানে যদি অনেক বেশি ফরমাটিং থাকে তাহলে অনেক সমস্যা দেখা যায়। আপনার ওয়ার্ড ফাইল পিডিএফ ফরম্যাট এ এক্সপোর্ট করলে ফাইল পরিবর্তন হবার ঝুঁকি কমে যায়। তাছাড়াও এটি করার মাধ্যমে পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন সম্ভব হয়। ফাইল অপশনে গিয়ে এক্সপোর্ট সেকশন থেকে “ক্রিয়েট পিডিএফ” বাটনে ক্লিক করে ওয়ার্ড ফাইলকে পিডিএফ এ এক্সপোর্ট করা যায়। আপনি “সেভ এজ” রুটে গেলেও অনেক গুলো ফরম্যাটে ফাইল সেভ করার সুযোগ পেয়ে যাবেন।

পিডিএফ এ কনভার্ট করার ক্ষেত্রে আপনি আপনার ছবির কোয়ালিটি ঠিক রাখার জন্য আলাদা অপশন পেয়ে যাবেন। এই অপশন সিলেক্ট করার ফলে আপনার ফাইলে থাকা সকল ছবির কোয়ালিটি যেমন ছিলো তেমন ই থাকবে। সাধারণত ফাইল প্রিন্ট করার ক্ষেত্রে এটি খুব ই কাজে দেয়। তবে অনেক বেশি স্কেলে ডিজিটাল প্রিন্টিং করার ক্ষেত্রে এম এস পাবলিশার, এফিনিটি পাবলিশার অথবা এডোব ইন ডিজাইন এর মতো সফটওয়্যার ব্যবহার করা উচিত।

ওয়ার্ড ফাইল পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন এর ক্ষেত্রে এম এস ওয়ার্ড পিডিএফ ফাইলে পাসওয়ার্ড সেভ করার সুযোগ প্রদান করে। এই অপশন নির্বাচন করে পিডিএফ এ সেভ করলে আপনার পিডিএফ ফাইল পরবর্তীতে চালু কিংবা কোনো পরিবর্তন করার ক্ষেত্রে পাসওয়ার্ডের প্রয়োজন পড়বে।

বড় ডকুমেন্ট চেনার ক্ষেত্রে আউটলাইন ভিউ ব্যবহার করা

বড় ডকুমেন্ট নিয়ে কাজ করার ক্ষেত্রে আপনি আউটলাইন ভিউ ব্যবহার করে সকল কনটেন্ট গুলোকে বুলেট আকারে লিস্ট করতে পারবেন। আউটলাইন ভিউ ব্যবহার করলে আপনি আপনার ডকুমেন্টের সকল হেডিং লেভেল এবং সাব টেক্সট গুলো ক্রমানুসারে দেখতে পারবেন, যার ফলে আপনি ডকুমেন্ট সম্পর্কে ভালো আইডিয়া পেয়ে যাবেন। দ্রুত ন্যাভিগেশন এর ক্ষেত্রেও আউটলাইন ভিউ আপনাকে সহায়তা করবে। আউটলাইন ভিউ’তে যাবার জন্য ওয়ার্ড ডকুমেন্টের রিবন বা টুলবারে ভিউ ট্যাব অপশন থেকে আউটলাইন প্রেস করতে হবে।

রিডেবিলিটি স্কোর নেওয়া

আপনার ডকুমেন্টের রিডেবিলিটি বৃদ্ধি করার জন্য কিছু বাড়তি কাজ করা যেতে পারে। আপনি আপনার ডকুমেন্টের বিল্ট ইন প্রুফিং ক্যাপাবিলিটির মাধ্যমে রিডিবিলিটি স্কোর নিয়ে আপনার ডকুমেন্টে আরো উন্নতি সাধন করতে পারেন। এর জন্য প্রথমে ফাইলে গিয়ে সেটিংস অপশনে থাকা প্রুফিং সিলেক্ট করতে হবে।

এবার এখানে থাকে “হোয়েন কারেক্টিং স্পেলিং এন্ড গ্রামার ইন ওয়ার্ড” এর শেষ দুইটি অপশনে টিক চিহ্ন প্রদান করুন। এছাড়া F7 শর্টকাট কী এর মাধ্যমে স্পেল চেক অপশন থেকেও আপনি দ্রুত উপায়ে আপনার ডকুমেন্টের রিডেবিলিটি সম্পর্কিত পরিসংখ্যান পেয়ে যাবেন। এই ফিচারটি চালু করলে আপনার ডকুমেন্টের প্রথমে শব্দের বানান এবং গ্রামার চেক করা হবে। পরবর্তীতে এটিকে একটি রিডিং লেভেল টেস্টের মাধ্যমে চেক করে রিডেবিলিটি স্কোর প্রদান করা হবে।

 

মাইক্রোসফট ফ্লেস্ক রিডিং ইজ টেস্ট এর ক্ষেত্রে ৬০ থেকে ৭০ কে এবং গ্রেড লেভেল টেস্টে ৭.০ থেকে ৮.০ কে স্ট্যান্ডার্ড হিসেবে বিবেচনা করে। তবে আপনি যদি একাধিকবার রিভিশন দেওয়ার পরেও এই স্কোর না করতে পারেন তাহলে আশাহত হবার কিছু নেই। কেননা আপনার মূল লক্ষ্য হলো আপনার ডকুমেন্ট পরিশুদ্ধ এবং সহজ বানানো।

ফাইল রিকভারি

হঠাৎ কম্পিউটার বন্ধ হওয়া, কারেন্ট চলে যাওয়া কিংবা একটি ভুল ক্লিক খুব সহজেই আপনার ঘন্টার পর ঘন্টার কাজ এক নিমিষেই নষ্ট করতে পারে। এজন্যই ওয়ার্ড অটোসেভ অপশন এবং ডকুমেন্ট রিকভারি ফিচার নিয়ে তৈরি করা হয়েছে। ডকুমেন্ট রিকভারি অপশন আপনার সাম্প্রতিক সেভ না করা ডকুমেন্টের একটি অস্থায়ী কপি রেখে দেয়।

এসকল ফাইল দেখার জন্য ফাইল সেকশনের ইনফোতে গিয়ে ম্যানেজ ডকুমেন্ট নির্বাচন করতে হবে। সেখান থেকে “রিকভার আনসেভড ডকুমেন্টস” সিলেক্ট করে আপনার প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টটি পেয়ে যাবেন। আপনি হয়তোবা অনেক সময় একদম সাম্প্রতিক ভার্শন নাও পেতে পারেন কিংবা ওয়ার্ড যদি দূষিত থাকে তাহলে কিছু জিনিস নতুন করে ঠিক করা লাগতেও পারে। তবে একদম নতুন ভাবে শুরু করার থেকে আংশিক রিকভারি করা ফাইল ও ভালো।

 

ওয়ার্ড ডকুমেন্টের ফাইল সাইজ ছোট করা

সাধারণত অল্প কিছু পৃষ্ঠার ওয়ার্ড ডকুমেন্টের সাইজ খুব বেশি একটা বড় হয় না। কিন্তু যদি ওয়ার্ড ডকুমেন্টের মধ্যে অতিরিক্ত ছবি কিংবা অন্যান্য কাস্টমাইজেশন করা হয়ে থাকে তাহলে সেই ডকুমেন্টের সাইজ অনেক বড় হয়ে যেতে পারে। এর ফলে ডকুমেন্ট শেয়ার করা কিংবা অনলাইনে ওপেন করা এমনকি ইমেইলে এটাচমেন্ট আকারে পাঠানো কষ্ট হয়ে যায়।

আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টের সাইজ কমানোর অনেক গুলো উপায় রয়েছে। প্রথমে আপনাকে ওয়ার্ড ফাইলটি .docs ফরমাটে সেভ করতে হবে। আপনি চাইলে ছবি কম্প্রেস করে কিংবা ছবির রেজোলিউশন আপনার যতটুকু দরকার তত টুকু ঠিক করে নিতে পারেন। এছাড়া এমবেডেড ফন্ট ব্যবহার করা থেকেও বিরত থাকতে পারেন। এসব বাদেও আপনার ডকুমেন্টের পরিবর্তন গুলো ট্র‍্যাক করা বন্ধ করেও আপনি ডকুমেন্টের সাইজ কমিয়ে নিতে পারেন।

ডকুমেন্টকে পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন অন করে রিড অনলি করা

যদি কখনো কোনো পারসোনাল কিংবা সংবেদনশীল ডকুমেন্ট নিয়ে কাজ করে থাকেন তাহলে সেটিকে অবশ্যই পাসওয়ার্ডের মাধ্যমে সুরক্ষিত রাখা উচিত। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড আপনাকে খুব সহজেই একটি ডকুমেন্ট পাসওয়ার্ডের মাধ্যমে সুরক্ষিত রাখার সুযোগ করে দেয়। এছাড়াও আপনি একটি ডকুমেন্টকে রিড অনলি মোডে রাখতে পারবেন যার ফলে সেটিকে পুনরায় এডিট করা থেকে বিরত রাখা সম্ভব।

পাসওয়ার্ড সেট করার জন্য প্রথমে ফাইল অপশনে গিয়ে ইনফো সেকশনে ঢুকতে হবে। সেখানে “প্রোটেক্ট ডকুমেন্ট” এ ক্লিক করলে একটি পপ আপ মেসেজ চলে আসবে। সেই পপ আপ মেসেজ থেকে “প্রোটেক্ট উইথ পাসওয়ার্ড” অপশন সিলেক্ট করে পরবর্তী নির্দেশনা মেনে চলুন। একবার এটি করা হয়ে গেলে ওয়ার্ড সেই ফাইলটিকে এনক্রিপ্ট করে ফেলবে এবং পরবর্তীতে ওই ডকুমেন্ট ওপেন করার সময় পাসওয়ার্ডের প্রয়োজন পড়বে।আপনি চাইলে এডিটিং করার পারমিশন অফ করে দিয়েও আপনার ডকুমেন্টকে নষ্ট হওয়া থেকে বাচাতে পারেন।

ওয়াটার মার্ক সংযুক্ত কিংবা মুছে ফেলা

আপনার ডকুমেন্টকে রক্ষা করার আরো একটি উপায় হলো ওয়াটার মার্ক। এটি ব্যবহারের ফলে আপনি সেই ডকুমেন্টের মালিকানা নিজের নামে করে নিয়েছেন। আপনি চাইলে যেকোনো ছবি বা লোগোকে আপনার ডকুমেন্টের ওয়াটার মার্ক হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন। এটি করার জন্য ডিজাইন ল্যাবে ক্লিক করে ওয়াটার মার্ক সিলেক্ট করুন। আপনি চাইলে এখানে এভেইলেবল কোনো টেক্সট বা ছবি ওয়াটার মার্ক হিসেবে সিলেক্ট করতে পারেন। অথবা আপনি চাইলে কাস্টম ওয়াটার মার্কে ক্লিক করে আপনার নিজস্ব টেক্সট কিংবা ছবি ভিত্তিক ওয়াটার মার্ক ব্যবহার করতে পারেন।

আপনি যে কাজের জন্যই ওয়াটার মার্ক ব্যবহার করে থাকেন না কেন খেয়াল রাখবেন যে আপনি ছবি ভিত্তিক ওয়াটার মার্কের ক্ষেত্রে ওয়াশ আউট ইফেক্ট ব্যবহার করছেন। এছাড়া টেক্সট ভিত্তিক ওয়াটার মার্কের ক্ষেত্রে সেমি ট্রান্সপারেন্সি বজায় রাখতে হবে যাতে করে ডকুমেন্টের প্রধান কন্টেন্ট ভালোভাবে দেখা যায়। ওয়াটার মার্ক মুছে ফেলার জন্য রিবনে থাকা ডিজাইন ট্যাব এ গিয়ে ওয়াটার মার্ক সাব মেনুতে থাকা রিমুভ ওয়াটার মার্ক সিলেক্ট করতে হবে।

টুলবার এবং ডার্ক মোড

ব্যবহারকারীকে উৎপাদনশীল রাখার জন্য এমএস ওয়ার্ড ব্যাকগ্রাউন্ডে নানা ফিচার এর সাথে ফোরগ্রাউন্ডে নানা টুল দিয়ে থাকে। কুইক এক্সেস টুলবারে সেভ আইকন, আন ডু এবং রি ডু বাটন থাকে। ওয়ার্ডের নতুন ভার্শনে কন্টিনিউয়াসলি ডকুমেন্ট ক্লাউডে সেভ করার জন্য অটোসেভ টগোল সংযুক্ত করা হয়েছে। রিবন হচ্ছে মূলত অনেকগুলো ট্যাবের সিরিজ। এর মধ্যে এডিটিং এবং ফরমাটিং এর জন্য নানা ধরনের টুল সম্পর্কে ধারনা পাওয়া যায়।

বর্তমানে এমন কোনো সার্ভিস নেই যেখানে ডার্ক মোড এর ব্যবস্থা নেই। ওয়ার্ড এ লিস্ট নতুন সংযোজন হলেও ব্যবহারকারীরা এখন খুব সহজেই রাতের বেলায় ওয়ার্ডের ডার্ক মোড ব্যবহার করে কাজ করতে পারবে। ওয়ার্ডে ডার্ক মোড সেট করার জন্য অফিস থিম প্রথমে কালো করে নিতে হবে। এজন্য ফাইল অপশনে থাকা একাউন্ট সেকশনে সকল এভেইলেবল থিমের থেকে কালো থিম নির্বাচন করতে হবে। এর ফলে ক্যানভাস সহ এম এস ওয়ার্ডের সকল কিছুই ডার্ক মোডে চল যাবে।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড সাধারণ মানুষের ব্যবহারের জন্য একটি উপযুক্ত সফটওয়্যার। যেকোনো শ্রেণী পেশার মানুষই এটিকে খুব সহজে আয়ত্তে আনতে পারবে। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড সম্পর্কিত আমাদের এই আর্টিকেলটি আপনাদের কেমন লেগেছে তা আমাদের কমেন্ট করে জানাতে পারবেন। প্রযুক্তি ভিত্তিক সকল প্রকার নতুন নতুন তথ্য এবং টিপস পেতে চোখ রাখুন আমাদের এই ওয়েবসাইটে।