মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের কিছু ফিচার যা আপনার ব্যবহার করা উচিত

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড আমরা প্রায় সকলেই ব্যবহার করে থাকি ডকুমেন্ট তৈরি করতে। মাইক্রোসফট বিভিন্ন নতুন নতুন ফিচার নিয়মিত যুক্ত করছে তাদের এই প্রোগ্রামে। তাই অনেক সময় বিভিন্ন ফিচার আমাদের দৃষ্টির আড়ালেই থেকে যায়। এসব ফিচার ডকুমেন্ট তৈরি করার ক্ষেত্রে অনেক কিছুই সহজ করে দিতে পারে।

আজকের পোস্টে আমরা এমন কিছু আড়ালে থেকে যাওয়া ফিচার নিয়ে কথা বলবো। এই ফিচারগুলো আপনার সময় বাঁচিয়ে দিতে পারে অনেকটাই, তাছাড়া ডকুমেন্ট পড়ার ক্ষেত্রেও বেশ সুবিধা পেতে পারেন। মোটকথা মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ব্যবহারের পুরো অভিজ্ঞতাই পরিবর্তন হয়ে যেতে পারে আপনার।

কুইক পার্ট টুল ব্যবহার করে ব্লক ওয়ার্ড সংরক্ষন করে রাখা

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের কুইক পার্ট টুল ব্যবহার করে আপনি অনেক কিছুই সংরক্ষন করে রাখতে পারেন পরবর্তীতে দ্রুত ব্যবহারের জন্য। যেমনঃ বিভিন্ন টেক্সট, সিগনেচার, টেবিল ইত্যাদি। এরপর আপনি সহজেই সংরক্ষিত জিনিসগুলো আবারও ব্যবহার করতে পারবেন।

যে অংশটি আপনি সংরক্ষন করতে চান ওয়ার্ডের মধ্যে সেটি সিলেক্ট করে মেন্যুবারে ‘Insert’ ট্যাব হতে কুইক পার্ট ড্রপ ডাউন মেনুতে যেতে হবে। এরপর আপনাকে ‘Save Selection to Quick Part Gallery.’ অংশ বাছাই করতে হবে।

এরপর আপনার এই কুইক পার্টের একটি নাম দিতে হবে এবং নিজের প্রয়োজন অনুযায়ী বিভিন্ন জিনিস যুক্ত করে নিতে পারেন। শেষ হলে ‘OK’ ক্লিক করতে হবে।

এরপর সেভ করা এই অংশ আবারও ব্যবহার করতে হলে আপনাকে আবারও আগের মতো ড্রপ ডাউন মেনুতে ক্লিক করে সেটি সিলেক্ট করে দিতে হবে। তাহলেই এই অংশটি আবারও আপনার ওয়ার্ড ফাইলের মধ্যে চলে আসবে। বারবার এটি উপর থেকে কপি করে পেস্ট করার প্রয়োজন হবে না।

এই টুলটি আপনার সময় বাঁচাবে এবং সহজে ডকুমেন্ট লিখতে সাহায্য করবে।

মনোযোগ ধরে রেখে লেখার জন্য ফোকাস

ওয়ার্ডে যদি আপনি অনেক ডকুমেন্ট লিখে থাকেন তবে মনোযোগ ধরে রাখা বেশ কষ্টকর ব্যাপার হতে পারে। তাই মনোযোগ ধরে রেখে পূর্ণ দমে লিখতে চাইলে ফোকাস ফিচারটি ব্যবহার করতে পারেন। এই ফিচার ব্যবহার করলে শুধু আপনার টাইপ করা ডকুমেন্ট সামনে দেখতে পাবেন।

ফিচারটি চালু করতে আপনাকে উপরের ‘View’ ট্যাবে যেতে হবে। সেখানে ক্লিক করলেই ‘Focus’ অপশনটি পাবেন। এটির উপর ক্লিক করুন।

এবার আপনার পুরো স্ক্রিন জুড়ে ডকুমেন্ট ফাইলটি দেখতে পাবেন। কোন রিবন, স্ট্যাটাস বার বা অন্য কিছুই স্ক্রিনে থাকবে না। এভাবে আপনার মনোযোগ ধরে রাখা সহজ হয়ে যাবে।

আপনি আপনার কার্সরটি উপরে নিয়ে গেলেই এই সকল অপশন আবার সামনে আসবে। এই ফিচার অফ করে দিতে ফোকাস অপশনের উপর আবার ক্লিক করতে হবে।

কথা বলে লেখার জন্য ডিকটেশন

অনেক সময় টাইপ করবার মতো অবস্থায় আপনি নাও থাকতে পারেন। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের ডিকটেশন ফিচার ব্যবহার করে আপনি চাইলে মুখে বলেই টাইপ করতে পারবেন।

এই ফিচার ব্যবহার করতে প্রথমে ‘Home’ ট্যাবে চলে যান। এখান থেকে ‘Voice’ সেকশন খুঁজে বের করে ‘Dictate’ অপশনে ক্লিক করুন।

নিচের দিকে একটি নতুন টুলবার দেখতে পাবেন। এখানে ‘Listening…’ লেখা দেখতে পেলে আপনি কথা বলা শুরু করতে পারবেন। পজ করতে চাইলে মাইক্রোফোন আইকনের উপর ক্লিক করতে পারবেন।

বামপাশের সেটিং থেকে আপনি ভাষা সহ অন্যান্য অপশন পরিবর্তন করে নিতে পারবেন।

যখন কাজ শেষ হয়ে যাবে তখন উপরের কোণার X বাটন ক্লিক করে এটি বন্ধ করে দিতে পারবেন।

ডকুমেন্ট রিভিউয়ের জন্য মাইক্রোসফট এডিটর

আপনি আপনার পুরো ডকুমেন্টের গ্রামার, স্পেলিং, পাংচুয়েশন ও অন্যান্য ভুলগুলো সহজেই খুঁজে পেতে পারেন মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের এডিটর টুল ব্যবহার করে। এই টুল বেশ শক্তিশালী এবং আপনার ডকুমেন্টকে নির্ভুল রাখতে সহায়তা করবে।

এটি ব্যবহার করতে আপনাকে ‘Home’ ট্যাবে যেতে হবে এবং এখান থেকে এডিটর সেকশনটি খুঁজে বের করতে হবে। এরপর ‘Editor’ অপশনটির উপর ক্লিক করতে হবে।

একটি সাইডবার ওপেন হবে। এখানে আপনি একটি স্কোর দেখতে পাবেন। এই স্কোরের মাধ্যমে আপনি আপনার ডকুমেন্ট কতটুকু নির্ভুল সেটি বুঝতে পারবেন। এছাড়া আপনাকে বিভিন্ন সংশোধন সম্পর্কে উপদেশ দেবে এটি। এছাড়া একই ধরণের ডকুমেন্ট অনলাইনে আর আছে কিনা সেটিও চেক করে জানাতে পারবে এই টুল।

‘Document Stats’ অপশনটি সিলেক্ট করলে আপনি ওয়ার্ড কাউন্ট, প্যারাগ্রাফ সংখ্যা, বর্ণের সংখ্যা ইত্যাদি অনেক তথ্য দেখতে পাবেন।

কাজ শেষ হয়ে গেলে উপরের কোণার X বাটন ক্লিক করে এটি বন্ধ করে দিতে পারবেন।

ক্লিপবোর্ডের ইতিহাস

যখন আপনি কোন ডকুমেন্ট তৈরি করেন তখন অনেক শব্দ ও বাক্য বারবার কপি করে পেস্ট করার দরকার হয়। আপনি চাইলে ক্লিপবোর্ড টুল ব্যবহার করে এই কাজটি সহজ করে ফেলতে পারেন। ক্লিপবোর্ড হচ্ছে আপনার কপি করা জিনিসগুলোর একটি তালিকা। এই তালিকা হতে আপনি আগের কপি করা জিনিস সহজেই আবার ব্যবহার করতে পারেন।

এই টুল ২৪ টি জিনিস মনে রাখতে পারে একবারে। এর ফলে সারাদিনের কপি করা জিনিসগুলো একসাথেই পেয়ে যাবেন।

এই ফিচার ব্যবহার করতে আপনাকে প্রথমে ‘Home’ ট্যাবে গিয়ে ‘Clipboard’ লেখার পাশে অ্যারোতে ক্লিক করতে হবে।

এবার ক্লিপবোর্ডের ইতিহাস বামপাশে একটি সাইড বারে দেখতে পাবেন। এখানে তালিকা থেকে যেকোনো কিছু একবার ক্লিক করলেই আপনার ডকুমেন্টের মধ্যে আবারও ব্যবহার করতে পারবেন। চাইলে সমস্ত ইতিহাস মুছেও দিতে পারবেন এখান থেকে।

দ্রুত ছবি নিতে স্ক্রিনশট টুল

আপনার পিসিতে থাকা কোন উইন্ডোর স্ক্রিনশট ডকুমেন্ট লিখতে লিখতেই দরকার হতে পারে অনেক সময়। আর এজন্যই ওয়ার্ডের স্ক্রিনশট টুলটি দেয়া হয়েছে যা দ্রুত খোলা থাকা বিভিন্ন উইন্ডোর স্ক্রিনশট নিয়ে সরাসরি আপনার ডকুমেন্টে যুক্ত করে দিতে পারে।

এজন্য আপনাকে ‘Insert’ ট্যাবে যেতে হবে এবং সেখান থেকে ‘Screenshot’ লেখার পাশে থাকা অ্যারোতে ক্লিক করতে হবে। এবার আপনার উইন্ডোজের মধ্যে যে উইন্ডো খোলা রয়েছে সেগুলোর ছবি দেখতে পাবেন। যে উইন্ডোর ছবি আপনার দরকার সেটি সিলেক্ট করে দিন। সঙ্গে সঙ্গেই তা ওয়ার্ড ফাইলের মধ্যে দেখা যাবে।

যদি আপনার পুরো উইন্ডো দরকার না হয়ে কোন একটি অংশের ছবি দরকার হয় তবে উইন্ডোর ছবিতে ক্লিক না করে নিচে ‘Screen Clipping’ অপশনে ক্লিক করুন।

এবার আপনার কার্সর পরিবর্তিত হয়ে উইন্ডোর নির্দিষ্ট অংশ সিলেক্ট করতে দেবে। এবার নিজের ইচ্ছামতো অংশ সিলেক্ট করে নিন।

যেটুকু অংশ সিলেক্ট করেছেন সেটি আপনার ডকুমেন্টে চলে আসবে সাথে সাথেই।

আপনি চাইলে স্ক্রিনশটটি নিজের মতো এডিটও করে নিতে পারবেন এখান থেকেই।

রেফারেন্স ও সাইটেশনের জন্য রিসার্চার টুল

যারা থিসিস বা রিপোর্ট লেখে থাকেন তাদের জন্য এই টুলটি বেশ কাজের। এই টুলের মাধ্যমে আপনি ইন্টারনেট থেকে বিভিন্ন তথ্য নিয়ে আপনার রেফারেন্স ও সাইটেশন হিসেবে ব্যবহার করতে পারবেন সহজেই।

টুলটি ব্যবহার করতে প্রথমে আপনাকে ‘Reference’ ট্যাবে গিয়ে রিসার্চ সেকশনটি খুঁজে বের করতে হবে। এরপর ‘Researcher’ অংশে ক্লিক করতে হবে।

এবার সাইডবারে রিসার্চার অপশন ওপেন হবে ডানদিক থেকে। এখান থেকে আপনি আপনার পছন্দমতো সার্চ করে নিতে পারবেন অনলাইন থেকে।

আপনার সামনে সকল সার্চের ফলাফল চলে আসবে। আপনি যেকোনোটি খুলে আরও পরে নিতে পারেন। এরপর কপি পেস্ট করে তা ডকুমেন্টে যুক্ত করে দিতে পারেন। পাশের প্লাস সাইন কিল্ক করে আপনি সাইটেশন যুক্ত করে দিতে পারেন।

এই টুল ব্যবহার করে করে বিভিন্ন রচনা, থিসিস পেপার, রিসার্চ ডকুমেন্ট ইত্যাদি টাইপ করতে বেশ সুবিধা হবে।