ডাটা এন্ট্রি কি ? ডাটা এন্ট্রি কত প্রকারের হতে পারে এবং কিভাবে করবেন

আজকের আর্টিকেলের মাধ্যমে আমরা জানবো, “ডাটা এন্ট্রি কি (what is data entry in Bangla)“, এবং “একজন ডাটা এন্ট্রি অপারেটর হওয়ার জন্যে কিসের প্রয়োজন“.

এছাড়া, ডাটা এন্ট্রির কাজ কত প্রকারের হতে পারে, সে নিয়েও আমরা বিস্তারিত আলোচনা করবো।

বর্তমান সময়ে, ঘরে বসে টাকা ইনকাম করার ক্ষেত্রে লোকেদের রুচি প্রচুর বৃদ্ধি পেয়েছে।

এবং এক্ষেত্রে, ডাটা এন্ট্রির কাজ আপনার জন্য অনেক লাভজনক কাজ হিসেবে প্রমাণিত হতে পারে।

ডাটা এন্ট্রি অপারেটর হিসেবে আপনি অনলাইন বা অফলাইনে দুটো মাধ্যমেই করতে পারবেন।

তবে, এই কাজ করার ক্ষেত্রে আপনার সামান্য কম্পিউটারের ব্যবহার জানা থাকতে হবে।

কেননা, ডাটা এন্ট্রি করা মানে মূলত যেকোনো physical data গুলোকে কম্পিউটারের মাধ্যমে digitally entry করা।

মনে রাখবেন, অনেক online এবং offline company বা firm রয়েছে যেগুলোতে একজন ডাটা এন্ট্রি অপারেটর এর প্রয়োজন হয়েই থাকে।

তাই, এই কাজ করে টাকা আয় করার সুযোগ বর্তমানে অবশ্যই রয়েছে।

মনে রাখবেন, data entry jobs আমরা part-time বা full-time দুধরণেই করতে পারি।

Students, housewife, retired person বা এমন ব্যক্তি যে চাকরির পাশাপাশি একটি পার্ট-টাইম কাজ করতে চাইছেন, তারা প্রত্যেকেই এই ডাটা এন্ট্রির কাজ থেকে লাভ আদায় করতে পারবেন।

তবে, ডাটা এন্ট্রির কাজ থেকে টাকা আয় করার কথা প্রত্যেকেই শুনেছেন। কিন্তু, অনেকেই আবার আসলে এই ডাটা এন্ট্রি কাজটা কি, সেই বিষয়ে সম্পূর্ণটা জানেননা।

তাহলে চলুন, নিচে আমরা সম্পূর্ণ সঠিক ভাবে জেনেনেই আসলে “ডাটা এন্ট্রি কি” (what is data entry in Bengali).

ডাটা এন্ট্রি কি ? (What Is Data Entry)

ডাটা এন্ট্রি কাজটা কি, এবিষয়ে স্পষ্ট করে বোঝার জন্যে আপনাকে ডাটা এন্ট্রি মানে কি সেবিষয়ে আগে বুঝে নিতে হবে।

Data entry মানে, একজন টাইপিস্ট (typist) এর সাহায্যে টাইপিং এর মাধ্যমে যেকোনো হার্ড কপি থেকে ডাটা গুলোকে সফ্ট কপিতে কনভার্ট করা এবং ডাটা গুলোকে তাদের যথাযত স্থানে সংগ্রহ করা বা জমা করা।

মূলত, ডাটা গুলোকে একটি কম্পিউটারের মাধ্যমে কিছু সফটওয়্যার এর সাহায্যে যোগ বা আপডেট করা হয়।

ডাটা (DATA) বলতে যেকোনো ধরণের object, file, information বা media ইত্যাদি হতে পারে।

যেমন, audio, video, document, image, numbers, text ইত্যাদি।

ডাটা এন্ট্রির ক্ষেত্রে বিভিন্ন ধরণের ডাটা গুলোকে একটি physical paper document থেকে দেখে কীবোর্ড এর দ্বারা কম্পিউটারে টাইপ করে digital কপিতে রূপান্তর করা হয়।

আর, এই ধরণের ডাটা এন্ট্রির কাজ যেই ব্যক্তির দ্বারা করানো হয় তাকেই বলা হয় “ডাটা এন্ট্রি অপারেটর (data entry operator)“.

একজন ডাটা এন্ট্রি অপারেটর আপনিও হতে পারবেন তবে কেবল তখন যদি আপনার মধ্যে basic computer knowledge এবং typing skills রয়েছে।

ডাটা এন্ট্রির কাজে, একজন ডাটা এন্ট্রি অপারেটর দ্বারা কম্পিউটারের একটি নির্ধারিত সফটওয়্যার এর মধ্যে ডাটা গুলোকে এন্টার / টাইপ করতে হয়।

যেমন, MS-office, MS-excel, Word Pad ইত্যাদি এরকম বিভিন্ন সফটওয়্যার গুলোতে ডাটা গুলোকে অপারেটর দ্বারা ফিড করানো হয়।

আবার সোজা ভাবে বললে, কম্পিউটারের মধ্যে কীবোর্ড (keyboard) এর মাধ্যমে টাইপিং করে যেকোনো ধরণের ডাটা গুলোকে প্রবেশ করানোর প্রক্রিয়াকেই ডাটা এন্ট্রি বলা হয়।

Data entry হলো এমন একটি industry যেখানে কর্মচারীদের (employees) দ্বারা data গুলোকে add, edit এবং verify করানো হয়।

তাহলে আশা করছি, “data entry কি“, বিষয়টা বুঝতেই পেরেছেন।

ডাটা এন্ট্রির কত প্রকারের হতে পারে ? (Types Of Data Entry)

বর্তমানের আধুনিক সময়ে যেকোনো ক্ষেত্রে প্রায় প্রত্যেকটি কাজ একটি কম্পিউটারের মাধ্যমেই করা হয়।

এক্ষেত্রে, বিভিন্ন ফিজিক্যাল ডকুমেন্ট গুলোকে কম্পিউটারে ডিজিটালি স্টোর করে ডাটাবেস (database) তৈরি করাটা বর্তমানে অনেক সাধারণ একটি ব্যাপার।

আর তাই, আজকের সময়ে বিভিন্ন আলাদা আলাদা কাজের ক্ষেত্রে আলাদা আলাদা ধরণের ডাটা গুলোকে কম্পিউটারে এন্ট্রি করা হচ্ছে।

এর ফলে, বর্তমানে ডাটা এন্ট্রি কাজের বিভিন্ন প্রকার তৈরি হয়েছে।

• MS-excel data entry 
• Spelling checking 
• Paper documentation 
• Job posting 
• Translation 
• Data conversion 
• Database creation 

চলুন প্রত্যেকটি বিষয়ে বিস্তারিত ভাবে জেনেনেই।

MS-excel data entry 

যেকোনো কোম্পানির ক্ষেত্রে তার sales, purchase, customer review, feedback ইত্যাদি বিভিন্ন ধরণের ডাটা গুলোকে এক্সেল সফটওয়্যার এর ব্যবহার করে একটি digital database তৈরি করাটা অনেক সুবিধাজনক।

কেননা, MS-excel এর মধ্যে সেই প্রত্যেকটি সুবিধা রয়েছে যেগুলোর ব্যবহার করে ডাটা এন্ট্রির কাজটিকে অনেক সহজ করা যেতে পারে।

তাছাড়া, এক্সেল এর মাধ্যমে আপনি আপনার হিসেবে record এবং entry গুলোকে add বা edit করতে পারবেন।

তাই, MS-excel data entry মানে হলো সেই ডাটা এন্ট্রির কাজ যেখানে একজন ডাটা এন্ট্রি অপারেটর দ্বারা বিভিন্ন ডাটা এবং রেকর্ড গুলোকে এক্সেল সফটওয়্যারটিতে তোলা হয়।

কোম্পানির প্রয়োজন হিসেবে MS-excel এর মধ্যে যেকোনো ধরণের ডাটা রেকর্ড বা এন্ট্রি করা যেতে পারে।

এক্ষেত্রে মূলত ফিজিক্যাল কাগজ বা হার্ড কপি থেকে record বা entry গুলোকে দেখে কম্পিউটারে থাকা এক্সেল সফটওয়্যারে তুলতে হয়।

এই ধরণের ডাটা এন্ট্রির কাজ জানা অপারেটর গুলো চাহিদা বর্তমানে বর্তমানে প্রচুর।

তবে, MS-excel এর সাথে জড়িত ডাটা এন্ট্রির কাজ করার জন্যে MS-excel এর জ্ঞান থাকাটা অনেক জরুরি।

Spelling checking 

এই ধরণের ডাটা এন্ট্রির কাজে কিছু আগের থেকেই লেখা আর্টিকেল, উপন্যাস, বই বা অন্যান্য টেক্সট কনটেন্ট গুলোর বানান, শব্দ ইত্যাদি চেক করে সঠিক করা হয়।

মূলত লেখাটির মধ্যে কি কি ভুল রয়েছে সেগুলো খুঁজে বের করতে হয় এবং সেগুলোকে সঠিক করতে হয়।

Paper documentation 

এই ধরণের ডাটা এন্ট্রির কাজ গুলো অনেক জনপ্রিয় কেননা এই কাজ অনেক সহজ এবং সোজা।

এখানে মূলত, কাগজের মধ্যে হার্ড কপি হিসেবে আপনাকে ডাটা গুলো দেওয়া হবে এবং আপনাকে সেই ডাটা গুলোকে কম্পিউটারে টাইপ করতে হবে।

কম্পিউটারে টাইপিং এর মাধ্যমে সেই হার্ড কপি গুলোকে ডিজিটাল সফ্ট কপি হিসেবে পরিণত করার ক্ষেত্রে আপনাকে একটি বিশেষ সফটওয়্যার এর মধ্যে সেগুলোকে টাইপ করতে হয়।

এক্ষেত্রে, MS-excel, word, Word pad, note pad ইত্যাদি এই ধরণের সফটওয়্যার এর ব্যবহার হয়ে থাকে।

Job posting 

এরকম অনেক অনলাইন জব পোর্টাল রয়েছে যেগুলোতে প্রায় প্রত্যেক দিন নতুন নতুন জব (jobs) গুলোকে পাবলিশ করা হয়।

এখন, এই ধরণের অনলাইন পোর্টাল গুলোতে অধিক পরিমানে চাকরির খবর গুলো পাবলিশ করানোর ক্ষেত্রেও ডাটা এন্ট্রি অপারেটর এর প্রয়োজন হয়ে থাকে।

এক্ষেত্রে, ডাটা এন্ট্রি অপারেটররা বিভিন্ন জায়গার থেকে চাকরির খবর গুলো সংগ্রহ করে আর্টিকেলের লিখে সেগুলোকে পাবলিশ করেন।

এটাও এক রকমের ডাটা এন্ট্রির কাজ, কেননা এখানেও টাইপিং এর মাধ্যমে ডাটা গুলোকে ডিজিটালি প্রকাশ করা হচ্ছে।

এভাবেই, অনেক অনলাইন নিউজ পোর্টাল (news portal) রয়েছে, যেগুলোতে প্রত্যেক দিন বিভিন্ন নতুন নতুন খবর গুলোকে আর্টিকেলের মাধ্যমে লিখে প্রকাশ করতে হয়।

এই ধরণের job বা news article গুলো প্রত্যেক দিন অনেক বৃহৎ সংখ্যায় পোর্টাল গুলোতে পাবলিশ করা হয়।

তাই, ডাটা এন্ট্রি অপারেটররা সরাসরি তথ্য সহ ছোট ছোট আর্টিকেল লিখে নিজের পোর্টালে পাবলিশ করেন।

Data conversion 

Data conversion মানে হলো যেকোনো দাতার ফরমেট (format) বদলে দেওয়া।

মানে, ধরুন একটি PDF ফাইল রয়েছে যেটাকে word file এর মধ্যে কনভার্ট করা হলো।

এভাবেই, একটি ফাইল কে অন্য একটি ফাইল ফরম্যাটে কনভার্ট করার কাজটিকে ডাটা কনভার্সন এর কাজ বলা হয়।

অনেক বড় বড় কোম্পানিরা এই ধরণের কাজ গুলো করিয়ে থাকে তাদের প্রয়োজন হিসেবে এবং যার ফলে একটি ডাটা এন্ট্রি অপারেটর এর প্রয়োজন হয়ে থাকে।

Translation 

এই ধরণের ডাটা এন্ট্রির কাজে voice বা audio file থেকে ডাটা গুলোকে কম্পিউটারে টেক্সট হিসেবে টাইপ করতে হয়।

বিভিন্ন ক্ষেত্রে, বিভিন্ন অন্যান্য ভাষায় থাকা ভয়েস ফাইল গুলোকে বদলে লোকাল ভাষাতে পরিণত করা হয়।

ভয়েস বা অডিও ছাড়াও এরকম অনেক ডাটা এন্ট্রির কাজ রয়েছে যেখানে কোনো অন্য ভাষাতে লেখা বই, আর্টিকেল বা যেকোনো টেক্সট ফাইল গুলোকে অন্য একটি ভাষাতে কনভার্ট করা হয়।

উদাহরণ স্বরূপে, একটি বিখ্যাত বই ইংরেজি থেকে বাংলাতে ট্রান্সলেট করার ক্ষেত্রে।

আবার, হার্ড কপি হিসেবে থাকা বই বা টেক্সট ফাইল গুলোকে সফ্ট কপিতে নেয়ার জন্যেও ডাটা এন্ট্রির প্রয়োজন।

তাই এক্ষেত্রে, সম্পূর্ণটাই ডাটা এন্ট্রির কাজ বলেই বলা যেতে পারে।

Database creation 

বিভিন্ন সরকারি বা বেসরকারি সংস্থা রয়েছে যারা বিভিন্ন বিষয়ে একটি ডাটাবেস তৈরি করে থাকে।

যেমন, কোনো একটি দেশ, গ্রাম বা শহরে মোট কতটা পরিবার রয়েছে, কতজন বাচ্চা এবং বৃদ্ধ ব্যক্তি কয়জন ইত্যাদি।

এই ধরণের ডাটাবেস তৈরি করার ক্ষেত্রেও ডাটা এন্ট্রির কাজ হয়ে থাকে।

কেননা, এক্ষেত্রে বিভিন্ন ফিজিক্যাল নথিপত্র (documents) গুলো দেখে তারপর টাইপিং করে কম্পিউটারের মধ্যে তথ্য জমা/রেকর্ড করা হয়।

এভাবে physical documents থেকে ডাটা গুলোকে দেখে digitally record করার প্রক্রিয়াটিও এক ধরণের data entry.

আর এভাবেই, বিভিন্ন সরকারি বা বেসরকারি সংস্থা গুলো বিভিন্ন বিষয়ে ডাটাবেস (database) তৈরি করার ক্ষেত্রেও ডাটা এন্ট্রির কাজের প্রয়োজন।

ডাটা এন্ট্রির কাজ কিভাবে শুরু করবেন ?

দেখুন ডাটা এন্ট্রির কাজ জেকেও করতে পারবেন, তবে তার জন্যে আপনার জানা থাকতে হবে basic computer এবং থাকতে হবে fast keyboard typing skills.

ডাটা এন্ট্রি অপারেটর হিসেবে কাজ করার জন্যে আপনার কাছে ভালো ভালো ডিগ্রী থাকার প্রয়োজন নেই।

এখানে মূলত দেখা হয় আপনার কম্পিউটার টাইপিং স্পিড এবং অন্যান্য কম্পিউটার নলেজ।

তবে বর্তমান সময়ে কোনো কোম্পানিতে চাকরি পাওয়ার জন্যে গ্রাজুয়েট (Graduate) হওয়াটা অনেক জরুরি।

এমনিতে একজন গ্রাজুয়েট না হলেও বর্তমানে কম্পিউটারের সাথে জড়িত যেকোনো ধরণের কাজ করার ক্ষেত্রে ১২ ক্লাস পাশ হতেই হয়।

আপনি বিভিন্ন অনলাইন জব পোর্টাল গুলোতে গিয়ে ডাটা এন্ট্রি চাকরি গুলো খুঁজতে পারবেন।

ডাটা এন্ট্রির কাজ শুরু করার জন্য আপনি দুটি মাধ্যম ব্যবহার করতে পারবেন।

• Online data entry work 
• Offline data entry work  

এই দুটো মাধ্যমেই ভালো পরিমানে টাকা ইনকাম করা সম্ভব।

বর্তমান সময়ে ঘরে বসে অনলাইনে টাকা ইনকাম করার অনেক লাভজনক মাধ্যম হয়ে দাঁড়িয়েছে এই অনলাইন ডাটা এন্ট্রির কাজটি।

ইন্টারনেটের এরকম অনেক ফ্রিল্যান্সিং সাইট গুলো রয়েছে (fiverr, freelancer, Guru) যেখানে গিয়ে আপনারা ডাটা এন্ট্রির সাথে জড়িত কাজ গুলো পাবেন।

এমনিতে এই ধরণের ওয়েবসাইট গুলোতে আপনার একটি একাউন্ট তৈরি করে কাজ গুলো খুঁজতে হয়।

অনলাইনে ডাটা এন্ট্রি কাজ করলে আপনার প্রচুর সুবিধা থাকছে,

1. Remote worker হিসেবে আপনি যেকোনো জায়গার থেকে নিজের সুবিধে হিসেবে এই কাজ করতে পারবেন।
2. আপনি কখন কাজ করবেন সেটা আপনি নিজেই নিশ্চিত করতে পারবেন।
3. এখানে বেশিরভাগ ক্ষেত্রে আপনাকে প্রজেক্ট হিসেবে কাজ দেওয়া হবে। প্রত্যেকটি প্রজেক্ট শেষ করার বিপরীতে আপনাকে টাকা দেওয়া হয়।
4. আপনি একটি কোম্পানিতে ফুল-টাইম কর্মী হিসেবে কাজ করার বাইরেও নিজের অতিরিক্ত সময়ে অনলাইনে ডাটা এন্ট্রির কাজ করতে পারবেন।

Offline data entry work 

অফলাইন ডাটা এন্ট্রির ক্ষেত্রে আপনাকে বিভিন্ন firm, organization, company ইত্যাদির কাছে গিয়ে সাধারণ চাকরি হিসেবে কাজটি করতে হবে।

অনলাইনের তুলনায় অফলাইনেও ডাটা এন্ট্রির কাজ বর্তমানে প্রচুর রয়েছে।

অনেক জায়গায় আপনি পার্ট-টাইম হিসেবে গিয়ে এই কাজ করতে পারবেন।

আবার, অনেকেই আপনাকে একটি নির্ধারিত সময়ের মধ্যে ডাটা এন্ট্রির কাজটি শেষ করার চুক্তি হিসেবে টাকা দিবে।

অফলাইনে ডাটা এন্ট্রির কাজ করার সুবিধে অনেকটা নেই যদিও কিছুটা নিচে বলার চেষ্টা করছি,

1. এখানে মূলত আপনাকে ঘন্টা বা দিন হিসেবে টাকা দেওয়া হয় তবে আপনি ঘর থেকে কাজ করতে পারবেননা।
2. কোম্পানির কর্মী হিসেবে আপনাকে দপ্তরে গিয়ে কাজ করতে হবে।
3. অন্যান্য কর্মী দের মতোই আপনাকে কোম্পানির অন্যান্য সুবিধে গুলো দেওয়া যেতে পারে। যেমন, health benefit, bonus, over-time ইত্যাদি।
4. আপনার performance, typing speed এবং accuracy ইত্যাদি ভালো থাকলে, মাইনে (salary) বৃদ্ধি হওয়ার সাথে সাথে অন্যান্য Employment benefits পাওয়ার সুযোগ থাকে।

ডাটা এন্ট্রি অপারেটর হওয়ার জন্যে কিসের প্রয়োজন ?

ডাটা এন্ট্রির কাজ করার জন্যে এমং এই ইন্ডাস্ট্রিতে নিজেকে অনেক ভালো স্থানে নিয়ে যেতে হলে,

আপনাকে কিছু বিশেষ বিষয়ে কাজ করতে হবে।

আপনি প্রথমে নিজের কম্পিউটার এর কৌশল (skills) গুলোকে উন্নতমানের করতে হবে।

আপনাকে অনেক সময় দিতে হবে, প্রাকটিস করতে হবে এবং তার পর আপনার মধ্যে নিচে দেওয়া কৌশল গুলো সম্প্রসারিত হবে।

একজন ভালো ডাটা এন্ট্রি অপারেটর হতে হলে নিচে দেওয়া বিষয় গুলোতে নজর দিতে হবে।

• Improve language skills: ডাটা এন্ট্রির কাজে মূলত ইংরেজি ভাষার ব্যবহার প্রচুর হয়ে থাকে। তাই, ইংরেজি ভাষার সাথে সাথে জরুরি প্রত্যেকটি ভাষা সম্পূর্ণ ভালো করে আপনার শিখতে হবে।
• Become a better typist: এটা মূলত টাইপিং এর সাথে জড়িত কাজ। তাই, সবচেয়ে প্রথমেই আপনাকে নিজের কীবোর্ড টাইপিং স্পিড দ্রুত করতে হবে। নির্ভুল ভাবে কিবোর্ডে দ্রুত টাইপিং করতে পারাটা এখানে সব থেকে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। বিভিন্ন অনলাইন টাইপিং প্র্যাক্টিস লেশন গুলো করে নিজের টাইপিং স্পিড ফাস্ট করতে পারবেন।
• Gain computer skills: Data entry operator হিসেবে কাজ করার জন্য কেবল নির্ভুল ভাবে দ্রুত টাইপিং করতে পারলেই কাজ হবেনা। এই কাজে আপনাকে নিজের এন্ট্রি গুলোকে edit, save এবং delete করতে জানতে হবে। এছাড়া, বিভিন্ন জরুরি computer program গুলোকে কিভাবে ব্যবহার করবেন সেটাও জানা থাকতে হবে। তাই, Microsoft Word, Microsoft Excel, Word ইত্যাদি basic computer program গুলোর বিষয়ে জ্ঞান রাখতে হবে। এছাড়া, সম্পূর্ণ basic computer knowledge থাকাটা অবশই জরুরি।

আমাদের শেষ কথা,,

তাহলে বন্ধুরা, আজকের আর্টিকেলের মাধ্যমে আমরা জানলাম “data entry কি বা কাকে বলে“.

এছাড়া, ডাটা এন্টার কাজের সাথে জড়িত কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় গুলো নিয়েও আমরা আলোচনা করলাম।

আজকের আমাদের আর্টিকেল, “about data entry work in Bangla“, যদি আপনাদের ভালো লেগে থেকে,

তাহলে আর্টিকেলটি শেয়ার অবশই করবেন।

তাছাড়া, আর্টিকেলের সাথে জড়িত কোনো ধরণের প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকলে নিচে কমেন্টের মাধ্যমে জানিয়ে দিবেন।

আশা করছি, ডাটা এন্ট্রি জব এর সাথে জড়িত বিষয় গুলো আপনারা বুঝতেই পেরেছেন।